ten behoeve van cliënten en betrokkenen bij WSNP- en faillissementsdossiers
Inzake: Uw gegevens en uw privacy
Datum: april 2021
Geachte heer/mevrouw,
U bent cliënt bij VLDW Advocaten, in privé of met uw bedrijf. Of een van onze medewerkers is als bewindvoerder of curator aangesteld in uw WNSP- of faillissementsdossier. Wij laten graag zien dat wij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan.
Wie zijn wij?
Uw persoonsgegevens (die wij in ons dossier in CRM-programma BaseNet en/of in het papieren dossier opslaan) worden verwerkt door:
de maatschap VLDW (Van Leeuwen/De Waard) Advocaten (KvK 20148231)
Onze contactgegevens:
Adres: Stationspark 34, 4462 DZ, Goes
Tel. 0113-211666
Contactpersoon:
Inhoudelijk: uw dossierbehandelaar (advocaat, bewindvoerder, curator)
Voor vragen rond privacy: mevr. mr. J.J. (Cora) Blaak-Looij BA, cblaak@vldwadvocaten.nl, tel. 0113-211666.
Waarom verzamelen wij uw gegevens?
Doel: om uw dossier(s) te kunnen behandelen, zoals omschreven in de opdrachtbevestiging(en) of (in WSNP/faillissementsdossiers) zoals omschreven in de wet. Kortom: voor het verrichten van onze werkzaamheden, en voor het factureren van onze werkzaamheden, om u te informeren over actualiteiten en diensten en voor het analyseren en verbeteren van onze dienstverlening.
Grondslag verwerking persoonsgegevens: voor cliënten geldt dat wij uw gegevens verwerken op basis van een overeenkomst, voor WSNP-/faillissementsdossiers verwerken wij uw gegevens op basis van een wettelijke plicht (taken als bewindvoerder/curator).
Nieuwsbrieven: als u cliënt bij ons bent, kunnen wij uw e-mailadres ook gebruiken voor het toezenden van onze eigen e-mailnieuwsbrieven met voor u mogelijk interessante juridische informatie. Als cliënt of oud-cliënt hoeft u daar niet apart toestemming voor te geven, dit vloeit dan voort uit de (in het verleden) gesloten overeenkomst, maar u kunt zich uiteraard wel altijd uitschrijven voor deze nieuwsbrieven via de opt-out mogelijkheid in de nieuwsbrieven.
Als u zich wel apart hebt aangemeld voor onze nieuwsbrieven dan kunt u die toestemming uiteraard ook altijd weer intrekken door gebruik te maken van de opt-out mogelijkheid.
Hoe delen wij gegevens met elkaar?
Voor het dossier noodzakelijke documenten, ook die met persoonsgegevens erin, ontvangen wij bij voorkeur van uzelf, op één van de volgende manieren:
Wij gebruiken géén WeTransfer of Dropbox en dergelijke om vertrouwelijke documenten met u te delen. Als u er toch voor kiest om van uw kant ons documenten via WeTransfer toe te zenden dan is dat voor uw risico.
Worden uw gegevens nog verder aan derden verstrekt?
Als sprake is van een gerechtelijke procedure worden processtukken met daarin (en in de producties) persoonsgegevens gedeeld met de rechtbank of het gerechtshof en met de (advocaat van de) wederpartij. Processtukken stellen wij altijd in overleg met u op. Ook bij adviesdossiers kan het gebeuren dat wij documenten delen met bijvoorbeeld een accountant of de andere betrokken partij(en). Ook dat gebeurt altijd in overleg met u.
Als voor u een toevoeging wordt aangevraagd bij de Raad voor Rechtsbijstand, delen wij de voor die aanvraag benodigde persoonsgegevens met de Raad voor Rechtsbijstand via Mijnrvr.nl, hetgeen onder de verantwoordelijkheid van de Raad voor Rechtsbijstand valt.
In WSNP-/faillissementsdossiers wordt informatie gedeeld met de rechter-commissaris en is de bewindvoerder/curator verplicht verslagen op te stellen. De Rechtspraak publiceert openbare faillissementsverslagen van rechtspersonen in het Centraal Insolventieregister op https://insolventies.rechtspraak.nl/. Ook kunnen crediteuren en andere betrokken bij de rechtbank om een afschrift van verslagen vragen (ook in WSNP’s). Daar hebben wij verder geen invloed op. Wij zorgen dat deze verslagen geen persoonsgegevens bevatten die niet gedeeld hoeven/mogen worden in deze verslagen.
Bent u verplicht de gevraagde persoonsgegevens te verstrekken? Wat als u de gegevens niet verstrekt?
Cliënten zijn in de meeste gevallen niet verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken, maar voor de correcte/effectieve behandeling van uw dossier kan het natuurlijk wel van (cruciaal) belang zijn op dit te doen. Een BSN hebben wij bijvoorbeeld wel nodig om een toevoeging voor u te kunnen aanvragen en als de WWFT van toepassing is, moeten wij een kopie van uw identiteitsbewijs bewaren. In alle andere dossiers hebben wij (alleen) de plicht om uw identiteit te controleren en om bij bedrijven in het Handelsregister bevoegdheden te controleren.
Voor WSNP- en faillissementsdossiers geldt dat u wel verplicht bent bepaalde informatie te verschaffen, omdat dit uit de Faillissementswet voortvloeit.
Hoe kunt u bij ons inzage in de verwerkte persoonsgegevens vragen? En hoe zit dat met rectificatie of het wissen van uw persoonsgegevens/intrekken van uw toestemming of als u gebruik wilt maken van het recht op dataportabiliteit of als u een klacht hebt of bezwaar wilt maken rond de verwerking van uw persoonsgegevens?
Hiervoor hebben wij één aanspreekpunt: mevr. mr. J.J. (Cora) Blaak-Looij BA
U kunt contact met haar opnemen via cblaak@vldwadvocaten.nl, tel. 0113-211666.
Wij zullen uw verzoek dan in elk geval binnen de vereiste termijn van 30 dagen afhandelen.
Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens kan via de website van de Autoriteit: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Dossiers moeten wij in elk geval 7 jaar bewaren na sluiting van het betreffende dossier. Bij het archiveren van het dossier wordt u in de gelegenheid gesteld eventuele originele stukken op te halen en zelf onder uw hoede te nemen.
In WSNP- en faillissementsdossiers geldt deels eenzelfde bewaartermijn, in verband met de fiscale regelgeving (v.w.b. stukken die daarvoor nodig zijn).
In zijn algemeenheid geldt dat wij persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.
Worden uw persoonsgegevens ook buiten de EU verwerkt?
Nee, wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU, en zoveel mogelijk in Nederland. BaseNet, waarin wij onze dossiers opslaan, maakt gebruik van datacenters/servers in Nederland en wordt voortdurend real time geback-upt. Uit onderzoek blijkt dat dergelijke datacenters veelal veel veiliger en betrouwbaarder zijn dan opslag bij de organisatie zelf. De datacenters van BaseNet voldoen aan alle benodigde certificeringen. Zie ook: https://www.basenet.nl/veiligheid/.
Worden uw gegevens gebruikt voor automatische besluitvorming (zoals profiling)?
Nee, dat doen wij niet.
Wijziging privacystatement
Dit privacystatement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt via e-mail, nieuwsbrieven en onze website. De actuele versie van ons privacystatement is altijd terug te vinden op www.vldwadvocaten.nl/privacy. Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacystatement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons privacystatement en om u de kans te bieden gebruik van uw gegevens voor die doeleinden te weigeren.